Informatie

Afsprakennota – Schoolvoorstellingen

Het volledige scholenaanbod wordt gecommuniceerd via het tabblad ‘Scholen’ op de website van Den Bussel. Via deze pagina worden scholen doorverwezen naar het platform waarop zij kunnen inschrijven voor het aanbod. Inschrijven voor het scholenaanbod van Den Bussel kan uitsluitend via dit platform.

1. Scholenaanbod en inschrijven

• De bekendmaking van het scholenaanbod en de start van de inschrijvingen gebeuren tijdens een infoavond voor leerkrachten en directies. Vanaf dat moment staat het volledige aanbod online.
• Bij inschrijving vragen we een inschatting van het aantal leerlingen en begeleiders.
• Voorstellingen worden soms op meerdere tijdstippen en/of data georganiseerd. We vragen om een voorkeursmoment door te geven. We houden hier zo veel mogelijk rekening mee, maar kunnen dit niet garanderen om een optimale zaalbezetting te verzekeren.
• We werken met een eerste inschrijvingsronde. De deadline hiervoor wordt gecommuniceerd bij de lancering van het scholenaanbod.
• Inschrijvingen van Keerbergse scholen die vóór de afgesproken deadline worden ontvangen, worden gelijkwaardig behandeld. Pas nadat deze scholen zijn ingepland, worden inschrijvingen van scholen buiten de gemeente verwerkt.
• Inschrijven na de eerste inschrijvingsronde blijft mogelijk. Deze inschrijvingen worden echter pas verwerkt na afloop van de eerste ronde en volgens het principe ‘first come, first served’. De voorrangsregel voor scholen uit Keerbergen vervalt na de eerste inschrijvingsronde.
• Door inschrijving op het scholenaanbod van Den Bussel verklaart de school zich akkoord met de algemene verkoopvoorwaarden van Den Bussel en gelden de bepalingen van deze afsprakennota. Schriftelijke communicatie, waaronder digitale inschrijvingen, e-mailbeves-tigingen en andere elektronische berichten, geldt als volledig en rechtsgeldig bewijs van dit akkoord. Een ondertekening van deze afsprakennota is niet vereist.

De timing wordt elk jaar apart bepaald en bekend gemaakt.

2. Voorlopige bevestiging en wijzigingen

• Je ontvangt een voorlopige bevestiging met:
  • een overzicht van de ingeschreven activiteiten
  • de data en uren waarop we je school in Den Bussel verwachten
  • het ingeschatte aantal leerlingen
• Gelieve deze bevestiging grondig na te kijken want een week na onze bevestigingsmail is de inschrijving definitief.
• Annuleren kan enkel nog in geval van overmacht. Studiedagen, sportdagen, schoolreizen, vrije dagen… zijn geen gevallen van overmacht.

3. Overmacht bij het gezelschap

Indien een voorstelling door overmacht bij het gezelschap niet kan doorgaan, brengen wij je zo snel mogelijk op de hoogte. In overleg zoeken we samen naar een mogelijke oplossing of alternatief.

4. Definitieve leerlingenaantallen

• In september ontvang je een bericht met de vraag om het exacte aantal leerlingen en begeleider(s) door te geven. Uiterlijk 30 september bezorg je een update van de leerlingenaantallen. Indien in september geen correct leerlingenaantal werd doorgegeven, baseren wij ons op het aantal leerlingen vermeld op de originele inschrijving.

De gezelschappen hanteren een maximumaantal leerlingen per voorstelling om de beleving optimaal te houden voor het jonge publiek.
Het is daarom essentieel dat het leerlingenaantal zo correct mogelijk wordt doorgegeven.

Wijzigt het leerlingenaantal in de loop van het schooljaar, dan vragen we om ons zo snel mogelijk te verwittigen.

5. Ticketprijzen

De toegangsprijs staat telkens vermeld bij de voorstelling op de website.

Kansentarief wordt toegepast op schoolvoorstellingen en bedraagt 20% van de ticketprijs. We vragen om het aantal leerlingen dat recht heeft op kansentarief uiterlijk 30 september door te geven.

Bij schoolactiviteiten komen begeleidende leerkrachten gratis mee.

6. Facturatie

• Na de voorstelling versturen wij de factuur op basis van het aantal aanwezige leerlingen.
• Het exact aantal aanwezig leerlingen wordt doorgegeven aan Den Bussel:
  • Lagere scholen: de begeleidende leerkracht geeft dit door bij aankomst aan de coördinator van Den Bussel.
  • Middelbare scholen: het secretariaat geeft dit binnen de 3 werkdagen schriftelijk door aan Den Bussel.
• Het aantal aanwezige leerlingen mag maximaal 10% afwijken van het aantal ingeschreven leerlingen zoals doorgegeven in september.

• Bij een grotere afwijking wordt het aantal ingeschreven leerlingen van september aangerekend.
• Indien in september geen correct leerlingenaantal werd doorgegeven, baseren wij ons op het aantal leerlingen dat initieel werd doorgegeven bij de reservatie.
• Na ontvangst van de factuur stort je het verschuldigde bedrag op het rekeningnummer van
  AGB Keerbergen – Den Bussel.